Para começarmos a organizar um evento, precisamos pensar em qual é o objetivo desse evento. O que queremos alcançar através dele? Qual o nosso público alvo? Calouros, veteranos, público geral?
Após definirmos esse primeiro ponto, precisaremos definir uma equipe pequena para trabalhar diretamente com aorganização. Essa equipe precisará estar habilitada a ser exposta. Como assim? Bom, visto que é a organização de um evento, as pessoas que compõem o grupo organizador precisam ser "divulgadas" como organizadoras para que outras pessoas saibam com quem falar diretamente a respeito de quaisquer assuntos envolventes do processo de organização, seja sobre aluguéis, compra de materiais, alocação de palestrantes entre outros. Dependendo do tipo de organização no qual se trabalha, é interessante identificar isso na assinatura de e-mail da equipe, como: "Fulano, Coordenador de Logística do Evento ABC, Contato: xxxx-yyyy".
Após definidas as pessoas, definiremos quais serão as descrições de funções de cada uma (ou cada grupo de pessoas, elegendo-se assim um líder para cada equipe). No geral, as funções podem ser definidas da seguinte forma:
Presidente da equipe: responsável por juntar todas as informações e centralizar a tomada de decisões final, organizar e orientar todos os demais componentes, também se responsabilizando por ajudar em toda e qualquer tarefa que a equipe precise realizar.
Coordenador de Logística: responsável por verificar um local adequado e liberado nas datas propostas, consequir os equipamentos necessários para acomodação (caso não existam cadeiras, por exemplo), mesas para coffee break (caso aconteça), verificar sobre equipamentos de som e imagem, materiais como pastas e paéis que serão necessários durante o evento.
Coordenador de Imagem: responsável por toda a parte de divulgação do evento, elaboração dos e-mails e dos materiais a serem utilizados para a divulgação.
Coordenador de Contatos: (não achei um bom nome pra isso...) responsável por estabelecer contato com palestrantes e/ou conseguir parceiros e/ou patrocinadores para o evento. Este pode trabalhar diretamente com o Presidente para auxílio em reuniões e encontros para tais decisões.
Coordenador de Coffee Break: pode parecer pouco importante ou simplesmente alguém que não fará nada, mas dependendo do tempo de organização do evento, essa pessoa trabalhará tanto quanto as outras simultaneamente. É responsável por realizar as estimativas de quantidade de pessoas que participarão em cada dia de evento, realização de pesquisas sobre a organização ou compra de um coffee break pré-pronto ou como elaborar um próprio, através dos recursos e das intenções (tempo disponível de intervalo) da equipe, responsável por organizar as compras e realizá-las, recrutar pessoas para ajudar, estar em sintonia com o coordenador de logística sobre encessidades como geladeira, forno, cafeteira, entre outros e sobre a existência de cozinha/copa próximo ao auditório que possam ser utilizados e pessoas que possam ser utilizadas também (preferencialmente, de graça).
Outras funções podem ser destrinchadas com base nessas primordiais. Mas isso varia de acordo com o tamanho do evento. E dependendo até mesmo do tamanho do evento, a parte de Contatos pode ser desmembrada em Palestrantes e Parceiros, pois alguns eventos necessitam de muitos palestrantes e muitos parceiros, e isso exige muitas reuniões presenciais e para uma pessoa apenas pode ficar demasiadamente massante.
